HowTo Doodle – Gemeinsam Termine finden

Vielleicht kennen Sie die Situation: Sie suchen einen Termin, an dem vier Menschen gleichzeitig Zeit haben müssen. Schon mit Kalendern gemeinsam an einem Tisch ist das bisweilen eine Herausforderung. Wenn man so eine Terminfindung per E-Mail koordinieren will, können schon einmal 10 E-Mails gewechselt werden, bevor der gemeinsame Termin feststeht. Mit Websites zur Koordinierung von Terminen geht es viel einfacher. Wir zeigen das Schritt-für-Schritt am Beispiel von doodle.com und bieten zusätzlich 11 hilfreiche Tipps für den praktischen Einsatz.

Worum geht es?

Die Grundidee ist einfach (weswegen sie gut funktioniert): Jeder trägt in eine gemeinsame Übersicht ein, an welchem Termin er / sie  dabei sein kann. Im Ergebnis lässt sich ablesen, welcher Termin gewählt werden sollte.

Wann hilft es?

Ein doodle ist immer dann hilfreich, wenn nicht alle Beteiligten mit allen notwendigen Terminkalendern an einem Tisch sitzen. Das kann z.B. zur Koordinierung innerhalb eines Teams geschehen, aber auch um die Präferenzen in einer größeren Gruppe abzufragen. Im Unterschied zu allgemeinen Umfragen kommt ein doodle eher dann zum Einsatz, wenn es sich um eine klar umgrenzte Gruppe handelt. Das kann auch eine größere Gruppe wie z.B. Tagungsteilnehmende oder eine Belegschaft sein.

Ein Dienst wie doodle.com ist auch für diejenigen Menschen einfach zu nutzen, die nicht besonders internet-affin sind. Die Hürde ist zusätzlich dadurch niedriger, dass keine Anmeldung und ggf. nicht einmal der eigene Name notwendig ist.

Schritt 1: einen Termin zur Abstimmung stellen

www.doodle.com ist ein Schweizer Unternehmen, das solche Abstimmungen in der Basisvariante kostenlos und ohne Anmeldung anbietet. Wie man eine neue Terminumfrage erstellt, erklärt das folgende Video. (Hinweis: Klicken Sie bei den Videos unten rechts auf das Vollbild-Symbol für eine bessere Darstellung.)

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Schritt 2: an einer Abstimmung teilnehmen

Jeder, der den Link zu einer Abstimmung bekommt, kann daran teilnehmen. Video 2 zeigt, wie.

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Schritt 3: eine Abstimmung beenden

Wenn alle notwendigen Beteiligte ihre Präferenzen angegeben haben, muss die Abstimmung noch beendet werden. Wie das geht und warum das wichtig ist, zeigen wir in Video 3.

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11 hilfreiche Hinweise

1) Gelb ist Trumpf

Aktivieren Sie die Option „ifneedbe“ / „wennsseinmuss“. Dann können nicht nur grüne „ja“- und rote „nein“-Antworten gegegeben werden, sondern auch gelbe „zur Not“-Antworten. Spätestens bei mehr als drei Beteiligten erleichtert das die Entscheidung sehr, da „gelb“ aller Erfahrung nach ein sehr häufiger Status ist. Aber: auch eine „zur Not“-Zusage ist eine Zusage.

2) Deadline setzen

Wenn Sie zu einem Doodle einladen, nennen Sie immer auch gleich die Frist, zu der die Antworten abgegeben sein müssen und das Doodle geschlossen wird. Benennen Sie diese Frist auch im Beschreibungstext des Doodles. Jetzt wissen alle, bis wann sie sich melden müssen. Keiner darf sich beschweren, dass er übergangen wurde, wenn die Umfrage wie angekündigt geschlossen wird. Außerdem wissen die Teilnehmenden, wie lange sie Termine in ihrem Kalender blockieren müssen.

3) Länger ist nicht besser

Bei einem typischen Projekt braucht es nicht mehr als fünf Werktage, damit alle antworten können. Eine längere Frist verführt eher dazu, Antworten noch zu verschieben (und eventuell zu vergessen). Außerdem kann es Ihnen bei längeren Fristen passieren, dass ein Teilnehmer nicht alle Termine freihalten kann, die er als „grün“ angegeben hat.

4) Abschließen nicht vergessen

Häufig wird ein Doodle zwar per Rundschreiben für beendet erklärt, aber die Doodle-Funktion „Umfrage beenden“ wird nicht genutzt. Dabei ist das nicht nur für den Fall wichtig, dass ein Teilnehmender im Doodle nachschaut. Vor allem ist das Nicht-Abschließen für diejenigen nervig, die Doodle mit dem eigenen Kalender verbunden haben. Solange die Umfrage nämlich nicht als „abgeschlossen“ gekennzeichnet ist, werden im eigenen Kalender alle möglichen Termine blockiert.

5) Zeitnahe Benachrichtigungen

Sie erfreuen Ihre Mitstreiter, wenn Sie die Umfrage zum angekündigten Zeitpunkt schließen und umgehend das Ergebnis allen Beteiligten mitteilen. In der Regel sollte das auf dem gleichen Weg geschehen, auf dem eingeladen wurde. Ein Verweis auf das (abgeschlossene aber noch einsehbare) Doodle erhöht die Transparenz, wie die Terminwahl zustande kam. Letzteres ist v.a. dann von Bedeutung, wenn ein Termin so festgelegt werden musste, dass nicht alle Beteiligten teilnehmen können.

6) Keine Antwort ist auch eine Antwort

In der Praxis antworten bisweilen gerade in größeren Gruppen nicht alle, von denen Sie eine Antwort erwartet oder erbeten hatten. Das ist schlecht, denn Sie wissen nicht: Hat die Person vergessen zu antworten? Will sie, warum auch immer, einfach nicht antworten? Hat die Person noch etwas zu klären, bevor sie antwortet? Kann sie einfach an keinem der vorgeschlagenen Termine? Oder kann sie an an allen Terminen und beteiligt sich deswegen nicht? Hilfreich ist es daher, gleich beim Eröffnen des Doodles zu vereinbaren (und in der Einladung und im Beschreibungstext darauf hinzuweisen), dass jede® antwortet, auch wenn er / sie gar nicht oder immer kann.

7) Anonym, Pseudonym oder Akronym

Ein großer Vorteil von Doodle ist die Möglichkeit, dass alle Beteiligten ohne Anmeldung arbeiten können. Darüber hinaus kann auch der Name, unter dem man erscheint, frei gewählt wird. Wer im Internet möglichst anonym auftreten möchte, muss seinen bürgerlichen Namen nicht angeben. So kann z.B. vereinbart werden, dass nur mit Vornamen oder Nachnamen oder bei sich bekannten Mitstreitern mit Namenskürzeln gearbeitet wird. (Es finden i.d.R. nur diejenigen die Seite, denen der Link mitgeteilt wird. Auch Suchmaschinen ignorieren Doodles.)

8 ) Vertrauen statt Vandalismus

In der Standard-Einstellung kann ein Teilnehmer nachträglich einen Eintrag ändern. Das ist hilfreich, denn bisweilen ändern sich Terminplanungen im Laufe einer Abstimmung. Häufig machen Doodle-Anfänger sich Sorgen, da jeder ohne Anmeldung auch die nicht-eigenen Einträge ändern kann. Aller Erfahrung nach passiert solch ein Vandalismus in der Praxis aber nicht. (Im schlimmsten Fall lässt sich über den Administrationslink jede Änderung nachvollziehen, so dass „falsche“ Einträge korrigiert werden können.)

9) Das und der Nutzen von Kommentaren

Jedes Doodle bietet unter der Terminabfrage eine Kommentarfunktion, über die Anmerkungen und Fragen eingebracht werden können. Es ist hilfreich, wenn Fragen zur Terminfindung an dieser Stelle geklärt werden (und nicht etwa über parallele Kommunikationswege, an denen dann unter Umständen nicht alle beteiligt sind).

10) Log-In?

Wer doodle.com häufiger nutzt, wird erwägen, sich bei doodle zu registrieren und mit Anmeldung zu arbeiten. Das ist in der Regel nicht notwendig, kann aber sinnvoll sein, wenn man über mehrere Umfragen den Überblick behalten und auf Wunsch bei Änderungen eine E-Mail erhalten möchte.

11) Kalender verbinden?

Für deutlich fortgeschrittene Doodler gibt es die Möglichkeit, doodle.com mit dem eigenen Kalender (z.B. Outlook, iCal, Notes, Google Calendar) zu verbinden. Dafür braucht es ein gewisses Vertrauen gegenüber doodle.com, denn man gibt dem Unternehmen damit (Lese- und Schreib-)Zugriff auf den eigenen Kalender. Dem gegenüber steht der Vorteil, dass ich innerhalb von Doodle-Abfragen meinen eigenen Kalender sehen kann und blockierte oder vereinbarte Termine automatisch in meinen Kalender übernommen werden.

 

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