Im Praxis-Test: Freie Alternativen zu Google Docs, Google Mail, Google Kalender und Android?

Eine Bildungsagentur steigt aus, Teil II: Google

Über die Jahre haben auch Sie ihre Daten immer stärker an zentralen Orten vereint? Praktisch, aber sehr schlecht für ihre Privatspähre. Der Artikel zeigt Alternativen!
Big Data und Zentralisierung sind spätestens seit den Enthüllungen von Edward Snowden als Problem im Fokus. Das Problem: Je mehr Datenmengen an einer zentralen Stelle gesammelt werden (können), desto umfassender die Analyse-Möglichkeiten und desto interessanter sind die Daten für Geheimdienste oder Unternehmen. Um es gleich vorab zu sagen: Google selbst ist nur bedingt das Problem. Das Problem heißt Zentralität. Die Datenmengen, die Google durch Suche, Google-Mail, YouTube, Kalender, Drive (Dateienablage), Docs (Text- und Tabellendokumente), Android und mobile Nutzung, durch Maps an ortsbezogenen Informationen, Google+ als sozialem Netzwerk anhäuft, ist schier unglaublich. Wir nutzen all diese Dienste, weil sie zu den besten ihrer Art zählen. Eines vorab: Ein vollständiger Ausstieg aus Google ist aus Perspektive eines Bildungsanbieters kaum möglich. Ein bewussterer Umgang und eine Reduzierung der Nutzung von einigen Google-Diensten ist aus unserer Sicht aber sehr sinnvoll!

Die Anforderungen

Auf dem Prüfstand:
Google-Mail, Google-Kalender, Google-Dokumente, Android.
Nicht auf dem Prüfstand:
Google Suche (wobei es durchaus sinnvoll ist, Google nicht als einzige Suchmaschine zu verwenden, da gibt es noch mehr (Wolfram Alpha, DuckDuckGo, Bing,…).
YouTube – wer Zielgruppen dort abholen möchte, wo sie sind, kommt im Moment nicht an YouTube vorbei.
Google+ – in Kürze: hier haben wir einen anderen Konkurrenten der ebenfalls viel Daten sammelt, ausserdem hilft Google+, bei Google gut gelistet zu sein, was durchaus ein wichtiges Kriterium für Bildungsanbieter sein kann: Auffindbarkeit.

Was sind also die zentralen Anforderungen an alternative Dienste:

• open-source / freie Software
• möglichst nicht bei einem der anderen großen Anbieter
• Installation auf eigenem Server und damit dezentral in der eigenen Kontrolle
• Verschlüsselte Kommunikation der Dienste / SSL

Die Lösung (?)

Google Mail

Der Umstieg von Google Mail ist gleichzeitig einfach und kann auch sehr aufwändig sein. Mail ist per Konzept dezentral. In unserem Team gingen auch alle sehr unterschiedlich mit dem Thema um. Wo sich über viele Jahre eingeschlichen hat, Mails immer zentraler zu verwalten, also viele Adressen auf eine Adresse weiterzuleiten und per Google Mail-Webmailer zu verwalten, war es nur notwendig, diese Weiterleitungen abzuschalten und per neuer Software auf die Dienste zuzugreifen. Das größere Problem bei der Umstellung waren die vielen Routinen, die das Arbeiten mit Google Mail komfortabel gemacht haben. Wer umsteigt, sollte mit einer Reduzierung der Arbeitsgeschwindigkeit über Wochen rechnen – dann aber stellt sich ein befreites Gefühl ein! Der Autor spricht aus eigener Erfahrung, gewohnte Wege ändern sich, die doodle-Termine tragen sich nicht mehr automatisch in den Kalender ein uvm. kann einem hier begegnen – häufig Kleinigkeiten, in der Summe lähmen sie aber!

Google Kalender
Es gab eine Zeit, als der Google Kalender die Offenbarung für alle war, die gemeinsam Termine gepflegt haben. Deswegen ist er so häufig heute noch Standard für gemeinsame Termine. Doch inzwischen haben dieses komplexe Thema auch viele andere Dienste gut gelöst. Für uns funktioniert owncloud wunderbar. Owncloud ist als open-source-Server-Dienst zum Austausch großer Datenmengen ähnlich wie Dropbox gedacht, dazu kamen verschiedenste Anwendungen wie Kalender. Während die Datei-Synchronisation seit Jahren für uns überhaupt nicht funktioniert, sind wir mit dem zentralen Kalender-Dienst sehr glücklich:

Über die Weboberfläche sind alle Termine grafisch zugänglich, per iCal oder calDAV lassen sich die Termine mit allen Geräten und Anwendungen, mobil oder Desktop synchronisieren und gemeinsam bearbeiten.

Google Dokumente
Mit Google Docs bietet Google sehr mächtige Dienste für kollaboratives Arbeiten an. Dabei steht das gemeinsame Editieren und Kommentieren im Vordergrund und kann in dieser Form aktuell von keinem anderen Dienst mit diesem Funktionsumfang und Zuverlässigkeit geleistet werden. Gleichzeitig geben wir, wenn wir diese Dienste nutzen, zum Teil sensibelste Informationen – Kalkulationen, Konzepte, Teilnehmer/innen-Daten u.v.m. in die Hände von Google, die diese Informationen automatisiert auswerten und ggf. auch kommerziell nutzen, z.B. durch Werbeeinblendungen.

Bereits 2009 gab es sogenannte Etherpads, die inzwischen häufig in der Bildung genutzt werden. Sie sind auch die technische Grundlage von Google Text. Google hatte 2009 die Firma hinter Etherpads aufgekauft, die Software dann aber unter großen Protesten in der alten Version als open-source veröffentlicht. Deswegen gibt es heute zahlreiche Server, auf denen Etherpads als Alternative zu Google Text genutzt werden können. Der Funktionsumfang ist geringer, Funktionen wie Kommentare, klare Zuordnung der Autor/innen, Berechtigungen u.v.m. vermissen wir schmerzlich in unserem Alltag, weswegen wir als Bildungsagentur eine Doppelnutzung vereinbart haben. Wo immer möglich und sinnvoll nutzen wir Etherpads auf unserem eigenen Server. Wo es wichtig ist, sehr strukturiert mit vielen Autor/innen mit Text umzugehen, nutzen wir Google Text.
Für Google Tabellen sehen wir überhaupt keine Alternative im Moment (synchronisierte XLS-Dateien sind für wirklich kollaborative, synchrone Arbeit keine Alternative mehr). Wir hoffen sehr, bald freie Alternativen vorstellen zu können.

Android
Android hat sich früh als freie Alternative zu Apples iOS angeboten. Dabei ist das Betriebssystem von Google open-source, inzwischen aber durch viele Interessen von Google und der Hardware-Hersteller von Smartphones, die selbst noch Anpassungen vornehmen, gar nicht mehr so frei.
Das heißt insbesondere, dass durch die Kopplung mit dem Google-Android-Store „play“, einer regelmässigen Kommunikation mit diesem und anderen Diensten von Google auch hier wieder sehr viele Daten gesammelt werden – inklusive Bewegungsdaten, Nutzungsdaten u.v.m. (sofern dem nicht widersprochen wird).

Dank der open-source-Idee und vielen engagierten Menschen gibt es auch dafür eine Alternative. Mehrere alternative Android-Versionen stehen zur Verfügung, das am meisten verbreitete ist „Cyanogenmod“. Dazu gibt es eine Alternative zum „play-Store“, der nur freie Software listet: auf „F-Droid“ finden Sie zahlreiche Apps, die ebenfalls hervorragende Dienste leisten, für die sie aber nicht ihre Privatspähre und weitere Auswirkungen der Überwachung opfern müssen.

Praxiserfahrungen

Sie sagen: „Das klingt nach sehr viel Arbeit!“ Damit haben sie völlig Recht. Gewohnte Abläufe zu verändern bedeutet stets auch viel Arbeit und Antrieb. Technisch gesehen kann man sich zu jedem Thema recht schnell einlesen bzw. beauftragt wie gewohnt die eigene IT, alternative Strukturen umzusetzen. Vielmehr sind es dann die vielen Folgen, die sich daraus ergeben – alle Geräte müssen neu konfiguriert werden – mit Laptop, ggf. Desktop-Rechner, Smartphone und Tablet sind das ja schon eine ganze Reihe – pro Mitarbeiter/in. Nicht alles funktioniert gleich, Mitarbeiter/innen müssen ggf. neu geschult werden, Routinen neu besprochen werden. Der Umstieg sollte sehr gut geplant werden: Kernfaktoren sind: Zeitliche Kapazitäten (und Wohlwollen) im Team, gute Backup- und Übergangskonzepte, damit kein Datenverlust entsteht.
Sind diese Übergangsschwierigkeiten überstanden, stellt sich sehr schnell eine Erkenntnis ein: Manches ist ein bisschen anders, aber kaum etwas ist wirklich schlechter. Dafür stellt sich die Gewissheit ein, auf eigenen, sicheren, dezentralen Strukturen zu kommunizieren, frei von staatlichen und kommerziellen Interessen. Wir empfehlen, die Umstellung Schritt für Schritt und zum jeweils geeigneten Zeitpunkt (im Zweifelsfall jetzt 😉 ) anzugehen!

Unser Zwischenfazit

Seit vielen Monaten beschäftigt uns das Thema „Ausstieg aus zentralen Diensten“. Da ist insbesondere Google weit oben auf so einer Liste, wenngleich wir das Thema von Anfang an nicht absolutistisch angegangen sind. Das ist sicher nicht die „reine Lehre“ und kann an einigen Stellen gut angegriffen werden. Wir haben uns dennoch bewußt für diesen Zwischenweg entschieden – zu stark würde uns ein gesamter Ausstieg von der Lebenswelt unserer Zielgruppen abschneiden, für die wir weiterhin Angebote entwickeln möchten und müssen. Auch würde uns im Alltag die Nichtnutzung mancher Dienste so stark beschränken, das wir schlichtweg schlechtere Arbeitsergebnisse liefern oder sehr viel mehr Aufwand für die selbe Qualität in Kommunikation und Kollaboration investieren müssten – beides können wir uns nicht leisten.
So müssen wir in der Bildung auch weiter Kompromisse eingehen, können vielleicht nicht stets die allerbeste Lösung wählen, wenn es um ein freies, dezentrales, nicht überwachtes Netz geht. Aber wir können es stets versuchen und sicherlich kann jede Organisation Potentiale für Veränderung und Verbesserung entdecken. Und diese auch umsetzen, wenn sie denn bereit ist, die nötigen Ressourcen – insbesondere Zeit und Know-How – zu investieren. Dabei sollten wir unsere Vorbild-Funktion und dem Potential für Veränderung, das sich daraus ergibt, nie unterschätzen!

Und Sie?

Wir sind sehr gespannt, wie sie mit diesem vielfältigen Thema umgehen? Sehr gerne sammeln und diskutieren wir hier ihre Vorschläge, Anregungen, Kritik – und vor allem ihre Ansätze in der Bildungspraxis!

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