Veröffentlichen und Verteilen von Präsentationen und Handouts

Die Veröffentlichung von Dokumenten im Internet ist so einfach wie nie zuvor. Mit wenigen Klicks stellt man einem Millionenpublikum Texte, Bilder, Videos oder Präsentationen zur Verfügung. Jedoch ist diese Art der Öffentlichkeit nicht immer gewünscht, sei es aus Ermangelung an notwendigen Rechten oder eben nur, weil es sich um Dokumente handelt, die für einen begrenzten Nutzerkreis bestimmt sind, wie z.B. in Seminaren für die Teilnehmenden. Dieser Beitrag soll sich daher mit Möglichkeiten befassen, wie man Internet-Werkzeuge weiter nutzen kann, ohne direkt wieder auf Mail oder abgeschlossene Insellösungen wie Learning Management Systeme zurückgreifen zu müssen.

Der vielseitige Anbieter: Slideshare

Insbesondere für die Veröffentlichung von Präsentationen und Handouts haben sich in den letzten Jahren zwei Dienste einen Namen machen können. An erster Stelle ist hierbei Slideshare zu nennen, der vorrangig zur Bereitstellung von Foliensätzen Verwendung findet und im Jahr 2012 von LinkedIn übernommen wurde. Man hat die Möglichkeit beliebig viele Präsentationen und Dokumente hochzuladen. Neben den üblichen Formaten PDF, PPT und DOC werden auch Open Office- sowie Apple-Formate unterstützt.

Anschließend legt man den Titel, eine Beschreibung, Tags sowie Kategorie fest und wählt die passende Lizenz. Daneben lassen sich öffentliche YouTube-Videos in die Folien integrieren und mögliche Revisionen eines Dokuments hochladen. Ein Slideshare-Dokument lässt sich selbstverständlich – ähnlich YouTube-Videos – auf anderen Seiten einbetten.

Da es seit 2014 keinen Pro-Account mehr gibt, ist ist die Veröffentlichung für einen begrenzten Nutzerkreis für alle möglich. So kann man auch private Präsentationen, Dokumente und zusätzlich Videos veröffentlichen und den Zugang einschränken. Hierfür stehen einem drei Optionen zur Verfügung:

1. Private URL: nur diejenigen können die Slideshare aufrufen, die auch über den Link verfügen;
2. Passwort: Slideshares mit privater URL lassen sich zusätzlich mit einem Passwort schützen;
3. Private Präsentation, die zu einem bestimmten Zeitpunkt veröffentlicht wird.

Außerdem kann man den Download der Folien erlauben oder eben nicht sowie festlegen, ob die Folien überall, nirgends oder nur auf bestimmten Domains eingebunden werden dürfen.

Der Anbieter mit Verkaufs-Funktion: Scribd

Der zweite Dienst in diesem Bereich hat sich in den letzten Jahren zu einer eBook-Plattform mit Verkaufs-Option der eigenen Werke entwickelt: Scribd. Hier ist es möglich kostenlos private Dokumente anzulegen. Die URL zu diesen Dokumenten wird hier mit einem geheimen Schlüssel versehen. Nur wer diese spezielle URL hat, kann auch auf das Dokument zugreifen. Auch Suchmaschinen indexieren diese Dokumente nicht. Im Seminarkontext ist es auf diese Weise sehr einfach möglich, einem begrenzten Nutzkreis den Zugang zu Handouts und Präsentationsfolien zu gewähren. Allerdings sollte man auch hier darauf achten, wie man auf den Link hinweist: unproblematisch ist die Mail, verlinkt man aber in einem Seminarblog darauf, sollte der Blogbeitrag natürlich auch mit einem Passwort geschützt sein (welches man z.B. im Seminar bekanntgibt).

Scribd unterstützt ähnlich wie Slideshare alle gängigen Formate zum Upload sowie alle Einstellungsmöglichkeiten (inkl. Lizenz und Download-Erlaubnis). Daneben ist es möglich direkt auf seine in der Cloud gespeicherten Dokumente bei Google Drive, Gmail, Dropbox und dem FilePicker.io zurückzugreifen und diese zu veröffentlichen. Es gibt inzwischen Pro-Accounts, die sich aber eher als eBook-Flaterates interpretieren lassen.

Durch den seit ein paar Jahren veränderten Fokus hin zur Vermarktung von eBooks, könnte man sich mit Seminarunterlagen nicht so aufgehoben fühlen. Da inzwischen Slideshare komplett kostenlos ist, stellt diese eine geeignetere Plattform zur Veröffentlichung von Seminarunterlagen dar.

Einfache Lösung: passwortgeschützter Download

Wer nach einer ganz einfachen Lösung sucht, kann natürlich auch die Dokumente zum Download im Seminarblog anbieten und entweder die PPT-Präsentation (Speicheroptionen > Passwort zum Öffnen oder zum Bearbeiten) oder eben die erstellte PDF-Datei (Datei > Dokumenteigenschaften > Sicherheit) mit einem Passwort schützen. Alternativ hierzu kann man – wie oben schon vorgeschlagen – auch den Blogbeitrag selbst mit einem Passwort versehen. Der Link zur Datei ist dann nur für die ersichtlich, die auch das Passwort haben. Zu Bedenken ist hierbei aber, dass Suchmaschinen-Crawler diese Dateien trotzdem „entdecken“ könnten.

Die Alternative zu großen E-Mail-Anhängen: Cloud-Dienste

Eine Möglichkeit zum Verteilen von Dokumenten bieten darüber hinaus die sich immer größerer Beliebtheit erfreuenden Clouddienste wie Dropbox, Box oder SugarSync an. Alle bieten die Möglichkeit die in der Cloud gespeicherten Dokumente mit einem Klick über einen Link öffentlich zugänglich zu machen. Den Link versendet man entweder direkt aus der jeweiligen Anwendung oder über ein beliebiges Mail-Programm. Nach einer bestimmten Zeit kann man ihn auch wieder deaktivieren.

Die aufwändige Variante: eine eigene Serverlösung

Wenn die hier vorgestellten Dienste zur Veröffentlichung und zum Verteilen von Dokumenten nicht ausreichen, bleibt nur noch die Einrichtung eines eigenen Webservers, der bei maximaler Konfigurierbarkeit allerdings auch ein erhöhtes Maß an Aufwand zum Einrichten und zur Haltung mit sich bringt.

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