Veranstaltungen bewerben und Anmeldungen verwalten. Wie können Facebook, Xing oder Amiando helfen?
Das Thema Ihrer Veranstaltung steht fest, der Ort ist reserviert, die Referent/innen sind gebucht und das Catering stellt schon das Menü zusammen. Wenn jetzt noch Gäste kommen, steht einer Veranstaltung nichts mehr im Wege. Klassischerweise können sich Teilnehmende per E-Mail oder mit einem ausgedruckten Formular auf dem Veranstaltungsflyer oder per Telefon anmelden und die Anmeldung wird gültig, sobald die Teilnahmegebühr per Hand überwiesen worden ist. Bei kleinen Veranstaltungen mit maximal zwölf Personen ist dieses „händische” Verfahren durchaus noch praktikabel. Aber wie ist es, wenn Sie 30, 40 oder mehr Gäste einladen wollen? Wenn die sich auch über das Internet anmelden wollen? Was machen Sie, wenn Sie eine Teilnahmegebühr erheben und diese automatisch abrechnen wollen? Hier helfen Online-Dienste, mit denen Sie die Anmeldung zu Ihrer Veranstaltung deutlich vereinfachen können.
Soziale Netzwerke
Die meisten sozialen Netzwerke wie Facebook, Xing und LinkedIn bieten auch die Möglichkeit an, Veranstaltungen zu erstellen und Gäste dafür einzuladen. Je nach Plattform sind die Möglichkeiten sehr unterschiedlich: bei Xing können Sie Events mit Tickets und Bezahlfunktion einstellen, bei Facebook dagegen (noch) nicht. Allerdings steht eine Teilnahme an solchen „Events” nur den Mitgliedern der jeweiligen Plattform offen, wer nicht bei Xing oder Faecbook registriert ist, schaut in die Röhre. Deshalb eignen sich solche Verfahren nur als zusätzliche Maßnahme, um z.B. auf eine Veranstaltung aufmerksam zu machen und meist nicht als alleinige Möglichkeit, sich zu einer Veranstaltung anzumelden.
Die Bundeszentrale für politische Bildung unterhält eine Facebook-Fanpage mit über 9.000 Fans. Auf deren Eventseite werden deutschlandweite Veranstaltungen vorgestellt und Fans und Noch-
Nicht-Fans der bpb können an Veranstaltungen „teilnehmen”, das heißt, sich anmelden oder absagen. Allerdings sind diese Zu- und Absagen nicht verbindlich, jede Veranstaltung ist noch mit der Original-Veranstaltungsseite auf der Website der Bundeszentrale verlinkt. Diese Facebook-Events werden also genutzt, um Werbung für das eigene Veranstaltungsprogramm zu machen und die eigene Arbeit auch einem breiten Publikum vorzustellen.
Um eine Veranstaltung auf Facebook zu erstellen, benötigen Sie Administratorenrechte für Ihre Fanpage (hier geben wir eine Anleitung, wie man eine eigene Fanpage estellt). Im Reiter „Veranstaltungen” finden Sie rechts oben einen Button, mit dem Sie in wenigen Minuten eine Veranstaltung erstellen können. Einfach im Formular Titel, Ort, Zeit und Beschreibung ausfüllen und die Veranstaltung veröffentlichen. Vergessen Sie nicht, im Beschreibungstext einen Link auf Ihre Website zu setzen. Anschließend können Sie über den Button „Gäste einladen“ – richtig: Gäste einladen.
Sollte Sie auf Ihrer Fanpage noch keinen Veranstaltungsreiter haben, müssen Sie ihn zuerst in der Adminansicht Ihrer Fanpage aktivieren (um dorthin zu kommen, klicken Sie bitte oben unter dem Fanpage-Namen auf „Info bearbeiten”):
Auch der Platzhirsch unter den deutschen Businessnetzwerken bietet – ähnlich wie Facebook – die Möglichkeit, Veranstaltungen anzulegen und andere dazu einzuladen. Die Gäste und natürlich Sie benötigen dazu allerdings ein Nutzerkonto bei Xing.
Wenn Sie auf „Events” » „Event organisieren” klicken, können Sie sich entscheiden, ob Sie die Veranstaltung mit oder ohne Tickets anlegen wollen. Veranstalungen mit Tickets werden über den Event-Organisator Amiando abgewickelt, dazu gleich mehr. Events ohne Ticket sind fast genauso schnell wie bei Facebook angelegt.
Für die meisten Events empfiehlt sich die Art „öffentliches Event”. An öffentlichen Events (z. B. Seminaren, Konferenzen) kann jede/r teilnehmen und das Event taucht in den Ergebnissen der XING Event-Suche auf. Zusätzlich können Sie gezielt Kontakte einladen. und Anmeldungen annehmen oder ablehnen.
Unter „Gāsteliste-Optionen“ können Sie die Höchstzahl an Gästen angeben und einstellen, wer die Gästeliste sehen darf.
Bitte geben Sie unter Veranstaltungsort die richtige Adresse an, damit die Location auch korrekt auf der später angezeigten Landkarte verzeichnet werden kann.
Eventorganisation mit Amiando
Amiando ist eine Münchner Firma und nach eigenen Angaben „Europas führendes Tool für Online Eventregistrierung“. Auch viele große Events mit Hunderten von Teilnehmenden nutzen den Service von Amiando, damit sich Gäste anmelden und Tickets käuflich erwerben können, z.B. auch die re:publica mit mehreren Tausende Gästen.
Sie können bei Amiando einen kostenlosen Account erstellen und zahlen auch keine Gebühren, wenn Sie Tickets für kostenfreie Events vergeben. Nur wenn Sie Umsatz über einen Ticketverkauf generieren, zahlen Sie eine Gebühr an den Dienstleister. Die liegt derzeit bei 0,99 € pro Teilnehmer/in zzgl. 5,9 % der Teilnahmegebühr.
Rechnungen und Bezahlmodelle
Der Vorteil von Amiando ist: Amiando übernimmt für Sie den gesamten Bezahlvorgang, die Teilnehmenden können auf verschiedenen Wegen bezahlen, z.B. per Kreditkarte, PayPal, Vorauskasse oder Rechnung und sorgt, z.B. bei der Bezahlart Rechnung dafür, dass das Geld auch tatsächlich eintrifft, verschickt also die Mahnungen selbstständig. Abgerechnet wird dann zwischen Ihnen und Amiando, wobei Sie aber immer als offizieller Rechnungsempfänger auf den Rechnungen ausgewiesen werden.
Technische Einbindung
Zu jedem Event erhalten Sie einen Programmiercode, den Sie schnell und einfach in Ihre eigene Website einbinden können. Technisch handelt es sich dabei um einen sog. iFrame, das ist eine Zeile Code, den Sie an beliebiger Stelle auf Ihrer Website einbinden können. Für Besucherinnen hat das den Vorteil, dass sie Ihre Website nicht verlassen müssen, um sich zum Event anzumelden – alles erscheint wie aus einem Guss.
Teilnehmermanagement und Datensicherheit
Amiando hat seinen Sitz in Deutschland und unterliegt dem deutschen Datenschutzrecht. Bisher sind keine Datenschutzskandale um Amiando bekannt. Sie haben jederzeit vollen Zugriff auf die erhobenen Teilnehmerinnendaten und die Einbindung in Ihre Website bzw. die Anmeldung der Teilnehmenden erfolgt über eine verschlüsselte SSL-Verbindung. Auf der Website von Amiando finden Sie eine ausführliche Liste der Möglichkeiten, die Sie mit Amiando haben.
Fazit
Eine Veranstaltung nicht nur inhaltlich, sondern auch verwaltungstechnisch zu organisieren, erfordert eine Menge Arbeit. Mittlerweile gibt es gute Dienstleister, die sich auf einen kleinen Bereich dieser Organisation spezialisiert haben und eine Fülle von Möglichkeiten für die Eventanmeldung und Zahlungsabwicklung anbieten.
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Thomas Pfeiffer ist Diplom-Pädagoge und Programmierer. Er schrieb die Bücher „Social Media“ und „Mein Kind ist bei Facebook – Tipps für Eltern“. Zudem entwickelt er Facebook-Spiele und programmiert für Blogs und Twitter. Pädagoge erklärt er jungen und alten Menschen das Internet und engagiert sich im Bereich Netzpolitik und Digitaler Wandel. Er bloggt unter http://tomro.seund lebt und arbeitet in München.