Digitale Arbeitsorganisation

Online-Werkzeuge für das alltägliche Projektmanagement

Jeder Mensch hat unterschiedliche Gewohnheiten, Materialien für Unterricht, Seminare und Projekte anzulegen, Termine zu verwalten, mit Anderen Dokumente und Ideen zu teilen oder Arbeitsaufgaben zu verteilen. Dafür gibt es immer mehr Online-Angebote, die bei der Arbeit nützlich sein können. pb21.de bietet einen Überblick über digitale Helferlein-Dienste, die die alltägliche Arbeit erleichtern sollen. In einem weiteren Artikel stellen wir fünf unterschiedliche Anbieter und Dienste konkret vor.

Arbeitsaufgaben organisieren mit Webapps

Für die Organisation und Verwaltung von To Dos gibt es ein immer breiter werdendes Angebot an Webapps für verschiedene Bedürfnisse. Neben kostenpflichtigen und funktional sehr umfangreichen Projektmanagement-Angeboten (z.B. Basecamp oder Podio) gibt es einige kostenlose Webapps, mit denen nicht allzu komplexe Aufgaben gut organisiert werden können, z.B. Trello, Workflowy oder Asana. Viele Apps lassen sich kollaborativ nutzen und verfügen auch über mobile Versionen für das Smartphone.

Getting Things Done-Prinzip

Es gibt diverse digitale Tools zum Aufgabenmanagement, die sich am Getting Things Done-Ansatz (GTD) orientieren. GTD ist eine Selbstmanagementmethode, die darauf basiert, alle anstehenden Aufgaben in einem System zu notieren und zu verwalten, um den Kopf frei zu bekommen. Dabei werden die Aufgaben in projekt- sowie in kontextbezogenen Listen erfasst. Das Ziel dieser Methode ist es, nicht nur in Projekten zu denken und zu arbeiten, sondern auch in situationsbezogenen Kontexten wie dem Büro, zu Hause, aber z.B. auch Telefon oder Internet. Auch hier gibt es verschiedene Tools, die allerdings nicht alle kostenlos oder kollaborativ nutzbar sind. Beispielhaft sind zu nennen: Remember the Milk (gratis), Things sowie (nur für den Mac) oder Omnifocus.

Vor- und Nachteile

Wenn sie konsequent genutzt werden, können all diese Tools das Arbeitsleben vereinfachen, ob man nun alleine arbeitet oder im Team. Sie können den Verwaltungsaufwand minimieren und bestenfalls die Kommunikation der Mitarbeitenden untereinander optimieren. Statt sich Mails hin und her zu schreiben und Informationen on- und offline an vielen verschiedenen Orten zu speichern, werden Arbeitsprozesse besser strukturiert. Der Stand der Dinge, das „wer arbeitet eigentlich gerade woran?“ wird transparent dokumentiert. Der orts- und zeitunabhängige Zugang ist zudem ein großer Vorteil, insbesondere wenn an unterschiedlichen Rechnern oder mit Arbeitsgruppen zusammengearbeitet wird, die nicht an einem Ort sind. Viele Tools bieten mobile Apps für Smartphones. So lassen sich auch unterwegs mal eben schnell Aufgaben eintragen, die einem einfallen.
Zu beachten ist, dass nicht unbedingt allen Mitarbeitenden der Zugang zu solchen Tools leicht fällt. Wenn man sich also dafür entschließt, gemeinsam Webapps für die Arbeitsorganisation zu nutzen, sollte sichergestellt werden, dass alle involvierten Personen sie auch wirklich nutzen wollen und können. Der Gebrauch dieser Tools zur Arbeitsorganisation bedeutet unter Umständen eine Arbeitsumstellung, auf die sich eingelassen werden muss. Diese Arbeitsweise ist aber nicht unbedingt für alle gleichermaßen praktikabel und sinnvoll.

Fazit

Verschiedenste Webapps können bei der Arbeitsorganisation in der Bildungsarbeit gut und effektiv zum Einsatz kommen, wenn man für sich bzw. die Arbeitsgruppe das Passende gefunden hat. Bei der Auswahl eines Tools spielen verschiedene Faktoren eine Rolle, natürlich ist nicht jedes für alle Ansprüche geeignet. Neben der Frage nach der Größe einer Arbeitsgruppe sollte man sich daher auch die Frage stellen, wie umfangreich und komplex die Arbeitsaufgaben sind, die (gemeinsam) verwaltet werden und welche Ziele mit dem Einsatz verfolgt werden. Es ist in der Regel sinnvoll, sich auf wenige Tools zu fokussieren, die aber dann konsequent genutzt werden und nicht brach liegen. Gegebenenfalls sollte man zunächst mehrere Dienste ausprobieren und sie einem Praxistest unterziehen.

Und Sie?

Haben Sie Fragen oder eigene Erfahrungen mit digitalen Werkzeugen zur Arbeitsorganisation? Welches ist Ihr Lieblings-Dienst? Wir freuen uns über Kommentare!

PS: In einem weiteren Artikel stellen wir fünf unterschiedliche Anbieter und Dienste konkret vor.

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