Digitale Arbeitsorganisation Teil II

Anbieter und Dienste im Vergleich

Das Social Web bietet viele Möglichkeiten, die (gemeinsame) Arbeitsorganisation für die Planung und Durchführung von Bildungsarbeit zu vereinfachen. Im ersten Teil dieser Reihe wurde allgemeiner auf Sinn und Zweck von Programmen zur Arbeitsorganisation eingegangen. Darauf aufbauend werden nun exemplarisch fünf Webapps bzw. Programme mit verschiedenen Schwerpunkten vorgestellt.

Die digitalen Werkzeuge zur Arbeitsorganisation, auch Tools genannt, unterscheiden sich in ihren Anwendungsmöglichkeiten zum Teil erheblich in Punkto Vielseitigkeit und Komplexität. Um sich zunächst der eigenen Ansprüche an ein solches Tool bewusster zu werden, kann es hilfreich sein, die folgenden Fragen für sich zu beantworten:

• Arbeite ich vorrangig alleine oder in der Gruppe? Falls letzteres: Wie groß ist die Gruppe? Wie medienaffin ist das Team, in dem ich arbeite?
• Kann bzw. will ich Geld in das Tool investieren oder brauche ich einen kostenlosen Anbieter?
• Wie komplex sind die Projekte oder Arbeitsaufgaben, die ich bewältigen möchte?
• Arbeite ich eher textlastig? Möchte ich etwas, das visuell ansprechend ist?
• Soll es einfach aufgebaut sein oder darf es ruhig komplexer sein?
• Will ich schlichte To Do-Listen oder ein umfassendes Tool, das auch Funktionen wie Chat, Foren usw. beinhaltet?
• Möchte ich auch vom Smartphone aus Zugang zu meinen Daten haben?
• Sollen die Listen oder Aufgaben auch über Facebook, Twitter, Mail und Co. geteilt werden können?
• Will ich eine Integration meines Kalenders, z.B. iCal oder Google Calender?
• Hätte ich gerne Funktionen, die mich an bestimmte Aufgaben erinnern?

Die eine Lösung, die alle möglichen Ansprüche in sich vereint, gibt es nicht. Der Nutzer muss also, ausgehend von den eigenen Bedürfnissen, nach der für sich passendsten Lösung suchen. Es gibt ein mittlerweile unüberschaubares Angebot an digitalen Werkzeugen zur Arbeitsorganisation, die Funktionsvielfalt entwickelt sich laufend weiter. Die hier beschriebenen Dienste können also nur einen kleinen Ausschnitt bieten. Wir haben uns bei der Auswahl für Dienste entschieden, die möglichst unterschiedlich angelegt sind, um einen guten Überblick zu bieten.

Alle im Folgenden vorgestellten Apps bzw. Programme haben gemeinsam, dass man sich für den jeweiligen Dienst registrieren muss. Dafür ist ein Internetzugang unerlässlich, da die Tools direkt im Browser genutzt werden. Eine Ausnahme bildet Omnifocus; es ist eine Desktop-Applikation und wird somit als Programm heruntergeladen.
Für alle Dienste gibt es mobile Apps für Smartphones. So können die Daten auf allen genutzten Geräten synchronisiert werden. Ein Nachteil an den vorgestellten Webapps, Omnifocus einmal ausgenommen, kann darstellen, dass sie nicht offline editierbar sind.

Trello – Arbeiten mit Boards und Karten im Team

Trello ist eine simpel aufgebaute und visuell orientierte App zum Organisieren von (gemeinsamen) Arbeitsaufgaben in Echtzeit. Dafür werden im Browserfenster eines oder mehrere sogenannte Boards angelegt. Die Ansicht eines Boards zeigt zunächst verschiedene nebeneinander stehende Listen, die sich individuell benennen lassen. Innerhalb dieser Listen können Karten angelegt und beliebig geordnet werden. Diese Karten beinhalten z.B. Notizen, Fälligkeitsdaten, Checklisten, Kommentare, Abstimmungen,Fotos und andere Dateien. Einzelne Arbeitsaufgaben können jeweils unterschiedlichen Teammitgliedern zugeordnet werden.
Standardmäßig sind die Listen mit „to do“, „doing“ und „done“ benannt. Die Karten werden in diesem Falle im Verlauf des Arbeitsprozesses von links nach rechts verschoben, sodass die Aufgaben die genannten Stadien durchlaufen. Man kann sich natürlich auch ein eigenes System überlegen, nach dem Aufgaben abgearbeitet werden.
Trello bietet private und öffentliche Listen. Über einen Link oder per Mail kann zu dem Board eingeladen werden. Trello ist in allen erhältlichen Versionen kostenlos, es gibt jedoch zusätzliche kostenpflichtige Funktionen z.B. für Unternehmen. Trello existiert bislang nur in einer englischsprachigen Version. Es gibt eine iPhone-, iPad- und eine Android-App.

Workflowy – schlichte Listen

Workflowy ist eine To Do-Liste, die sich kollaborativ verwenden lässt. Es basiert ebenso wie Trello auf Listen, ist allerdings in seiner Optik deutlich reduzierter und den Funktionen nach eher ein simpler Texteditor. Bei Workflowy können hierarchische Listen ähnlich einer Aufzählung angelegt werden. Diese Listen sind über Schlagwörter und sog. ‚Nametags’ (z.B. für einzelne Mitarbeiter) kategorisierbar und werden damit durchsuchbar gemacht (auch wenn diese Suche u.U. nicht allzu komfortabel ist). Die Listen können mit beliebig vielen Unterebenen versehen werden, die ein- und ausklappbar sind. So kann mit einem Klick beliebig tief in einzelne Projekte herein- oder herausgezoomt werden.
Die kostenlose Version des Dienstes erlaubt kein privates Teilen mit Anderen, dafür ist ein Pro-Account nötig. Jedoch können Personen mit einem Link zu den Listen eingeladen werden, diese dürfen dann je nach Voreinstellung die Listen nur einsehen oder auch bearbeiten – das funktioniert dann auch ohne Anmeldung. Die kostenlose Nutzung des Dienstes ist auf 250 Items und Listen im Monat limitiert. Zusätzlicher Speicherplatz kann u.a. durch das Weiterempfehlen des Dienstes erworben werden. Workflowy verfügt nur über eine englischsprachige Version, die neben der Browser-Variante als iPhone-, iPad- und Android-App erhältlich ist.

Remember the Milk – Der Klassiker

Remember the Milk (RTM) ist in dieser Reihe der älteste Dienst, er existiert seit 2005. RTM funktioniert nach dem Getting Things Done-Prinzip. Das bedeutet, dass alle Aufgaben in einem System gesammelt und nach einem bestimmten Prinzip mit verschiedenen Phasen abgearbeitet werden: Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren, Durchsicht / Kontrolle und Erledigen.
RTM arbeitet u.a. mit einem Posteingang, in dem noch nicht genauer definierte Aufgaben erst einmal abgelegt werden. Man kann sich Aufgaben auch von Anderen schicken lassen oder sich dorthin selbst erstellte Aufgaben per Mail oder von Twitter aus per Direktnachricht ablegen lassen. Wie das Bild zeigt, besteht das Fenster aus verschiedenen Tabs für die einzelnen Listen, beispielsweise privat, Arbeit usw..
Aufgaben können z.B. nach Fälligkeiten oder Kontexten (z.B. Orten) kategorisiert und sortiert werden, sie können nach geplanter Dauer, mit Schlagworten, Prioritäten und einigem mehr versehen werden. RTM verfügt über Smart-Listen, das bedeutet, dass über gesicherte Suchen nur die Aufgaben angezeigt werden können, die etwa in einem bestimmten Zeitraum oder Projekt zu erledigen sind, z.B. @work oder in dieser Woche anfallende Aufgaben. RTM bietet die Möglichkeit, Aufgaben mit Hilfe verschiedener Zeichen schnell einzugeben. Das könnte so aussehen: Milch kaufen #privat @Supermarkt *wöchentlich. Auf diese Weise wird eine wöchentliche Aufgabe mit einem Ort versehen angelegt.
RTM ist in seiner Basis-Version kostenlos, was allerdings mit einigen Einschränkungen verbunden ist. So kann bei der kostenlosen Nutzung nur einmal täglich zwischen mobilem Gerät und RTM-Server synchronisiert werden. Auch an fällige Termine erinnern lassen oder RTM z.B. mit Outlook und anderen Diensten verbinden geht nur mit der Pro-Variante. RTM verfügt über Versionen in ca. 30 verschiedenen Sprachen und wird als iPhone-, iPad und Android-App angeboten.

Omnifocus – komplexe Aufgabenverwaltung mit Getting Things Done

Omnifocus funktioniert wie Remember the Milk nach dem Getting Things Done-Prinzip. Man muss es allerdings – wie RTM auch – nicht unbedingt strikt nach diesen Prinzipien nutzen, sondern kann es den eigenen Bedürfnissen anpassen.
Im Gegensatz zu den vorigen Tools ist Omnifocus ein herunterladbares Programm, das allerdings nur für den Mac angeboten wird. Da es einen großen Nutzungsumfang bietet und eine komplexe Form der Aufgabenverwaltung ermöglicht, wird es in dieser Reihe vorgestellt.
Omnifocus bietet verschiedene Ansichten, die Perspektiven, mit denen je nach Bedarf gearbeitet werden kann: so etwa die Projektansicht und die Kontextansicht. In der Projektansicht sieht man die einzelnen Arbeitsschritte, die zu den jeweiligen Projekten gehören, in der Kontextansicht sind den Aufgaben Kontexte zugeordnet (Telefon, Internet usw.). Darüber hinaus können verschiedene andere Ansichten wie Fällig oder Vorschau angezeigt werden. Man kann dabei über verschiedene Filter (bald fällig, Startdatum, Dringlichkeit u.v.m.) einzelne Aufgaben oder Projekte beliebig ein- und ausblenden. Je nach aktuellem Ort, Kontext und Situation werden so nur die Aufgaben, die in einem bestimmten Moment oder Zusammenhang erledigt werden können, angezeigt. Aufgaben können auch mittels einer Tastenkombination schnell aus jedem anderen Programm heraus erstellt werden. Diese werden dann im Posteingang abgelegt, dem Ort, von dem aus die Aufgaben dann später wegsortiert werden.
Dem Grundprinzip von Omnifocus entsprechend werden die Aufgaben einem regelmäßigen Review unterzogen. Dabei überprüft man alle anstehenden Aufgaben danach, wann sie abgearbeitet werden bzw. erledigt sie unter Umständen sofort, wenn es sehr kurze Aufgaben sind.
Ein Nachteil an Omnifocus ist, dass es nur rudimentär kollaborativ nutzbar ist, so können z.B. per Mail anderen Omnifocus-Nutzern Aufgaben in den Posteingang gelegt werden. Ein gemeinsames Bearbeiten von Projekten in Echtzeit ist jedoch nicht möglich. Omnifocus ist als kostenpflichtiges Programm für MacOS und iOS in verschiedenen Sprachen erhältlich. Die Daten können über den Omni Sync Server oder einen eigenen Server synchronisiert werden.

Podio – der anpassbare Projektmanager

Podio ist eine Plattform zum kollaborativen Projektmanagement sowie gleichzeitig ein Mitarbeiternetzwerk. Bei Podio werden sogenannte Workspaces (für Teams, Abteilungen, Projekte usw.) angelegt. Jeder Workspace besteht aus einem Aktivitätsstream, in dem alles, was gerade passiert, wie in einer Timeline (ähnlich wie z.B. bei Facebook) aufgelistet wird. Podio bietet damit die Möglichkeit, nicht nur To Dos, sondern auch Diskussionen, Termine, Kontakte, Dateien und vieles mehr an einem Ort zu vereinen. Im Kontrast zu simplen Diensten wie Trello und Co. versammelt Podio verschiedenste Apps, die sich beliebig den eigenen Bedürfnissen anpassen lassen, innerhalb der eigenen Plattform. Aus mehreren hundert Apps können die für sich passenden ausgewählt und in den Workspace integriert werden, z.B. Kalender, Messenger, Kontaktmanagement und vieles mehr. Für die einzelnen Workspaces können die Apps individuell arrangiert werden. Auch eigene auf sich zugeschnittene Podio-Apps können gestaltet werden. Man kann es mit Cloud-Diensten wie Google Drive, Evernote und Dropbox verbinden. Podio kann als internes Kommunikations- und Projektmanagment-Netzwerk für die MitarbeiterInnen eingesetzt werden, über das die gesamte Kommunikation läuft. Statt viele Mails hin und her zu schicken, wird so die gesamte Kommunikation auf einer Plattform versammelt. Podio ist für bis zu fünf Nutzende kostenlos, in mehreren Sprachen verfügbar und verfügt über eine mobile App für Android und iOS.

Fünf Dienste im Vergleich

Fazit: keine eierlegende Wollmilchsau

Die oben genannten Dienste lassen sich nicht direkt vergleichen, da sie über verschiedene Funktionalitäten verfügen und sich an unterschiedliche Nutzergruppen wenden. Trello und Workflowy beispielsweise sind einfach in der Bedienung, werden allerdings schnell an ihre Grenzen stoßen, wenn es um komplexere Arbeitsaufgaben oder -projekte geht. Dienste wie Podio oder Omnifocus erfordern durch ihre größeren Anwendungsmöglichkeiten mehr Einarbeitungszeit und überfordern eventuell den Einsteiger. Wenn sie erst einmal eingerichtet sind, können sie allerdings ein umfassendes Werkzeug sein. RTM liegt, was die Komplexität angeht, im Vergleich dazu eher im Mittelfeld.
Letztendlich liegt es, egal welche Methode und welches Tool man nutzt, vor allem an einem selber, die Aufgaben zu planen und letztendlich auch zu erledigen. Jede/r hat dabei unterschiedliche Ansprüche – manche wollen alle Aufgaben an einem Ort und sie aus ihrem Kopf herausbekommen, andere verwalten ungern alle Aufgaben nach dem gleichen Prinzip und notieren sie eher an verschiedenen Orten. Wer ersteres wünscht, der ist mit Omnifocus oder Podio sicherlich gut bedient, denn das Prinzip dieser Dienste ist es, alles Anstehende an einem Ort zu vereinen.  Durch die enorm vielen individuellen Gestaltungsmöglichkeiten, durch Apps bei Podio oder Filtermöglichkeiten bei Omnifocus, sind beide allerdings unter Umständen auf den ersten Blick schwer zu überblicken.
Bei der Arbeit im Team ist es wichtig, ein effektives System zu finden, mit dem alle gut leben können. Vor allem wenn nicht alle an einem Ort arbeiten, ist es elementar, den Überblick zu behalten, wer woran arbeitet, um Dopplungen oder Lücken zu vermeiden und sich ggf. gegenseitig unterstützen zu können. Es sollte sich darauf geeinigt werden, nach welchem System man Aufgaben priorisiert, wie man Deadlines setzt usw. Das ist hilfreich, damit sich keiner unnötig im Detail verzettelt und nicht unnötig viel Zeit mit der Verwaltung der Aufgaben verbracht wird. Hier hilft Software nur in zweiter Linie weiter. Entscheidend sind, wie so oft im Projektmanagement, soziale Konventionen und Verabredungen.
Auf jeden Fall ist es sinnvoll, sich auf möglichst wenige Dienste für das Projektmanagement zu beschränken, um besser fokussiert zu bleiben. Auch die interne Kommunikation im Team kann, wenn konsequent genutzt, mit Tools wie z.B. Podio vereinfacht werden. Um einen Praxistext kommt man dabei nicht herum, wenn man sich für die (gemeinsame) Arbeitsorganisation mit digitalen Werkzeugen entschieden hat.

Und Sie?

Haben Sie auch Erfahrungen mit diesen oder anderen Diensten gesammelt? Wir freuen uns über Kommentare!

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